Política de tratamiento de datos personales

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Última actualización 2021-04-09

DATASKETCH es una plataforma que busca democratizar el acceso a la información para la toma decisiones. Así, DATASKETCH es una plataforma que ofrece soluciones tecnológicas para el uso, análisis, visualización, aprovechamiento, organización, limpieza y publicación o comunicación al público de datos a través de herramientas gráficas o con fines divulgativos, periodísticos o académicos, entre otros, con el propósito de permitir que se realice el mejor uso de la información por parte de quien busque analizarla.

Por otra parte, DATASKETCH realiza actividades de investigación académica y/o periodismo de datos, con el fin de democratizar el acceso a la información de interés público, brindando así a sus clientes (en adelante, el “Cliente” o los “Clientes”) una gama amplia de servicios basados en el uso de datos.

En esta Política usted va a poder informarse acerca de:

  1. ¿Quiénes somos?

  2. ¿Qué tipo de información se trata?

  3. ¿Quién la va a utilizar?

  4. ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen?

  5. ¿Con quién se va a compartir?

  6. ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?

  7. ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?

  8. ¿Cuál es el procedimiento y canales para ejercer sus derechos y ante quien debe hacerlo?

  9. ¿Cuáles son las medidas de seguridad que amparan la información?

  10. Veracidad de la información e infracción de deberes o parámetros legales o contractuales, o de derechos de terceros

  11. ¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?

¿Quiénes somos?

DATASKETCH es un establecimiento de comercio identificado con matrícula número 3’297.102, de propiedad de la sociedad RANDOM MONKEY S.A.S. identificada con NIT 900.854.504 - 1, con domicilio en la ciudad de Bogotá y ubicada en la Calle 71 # 10 – 47 de esa ciudad, cuyo objeto social abarca el procesamiento y hosting de datos, actividades de diseño especializados, así como las actividades relacionadas.

¿Qué tipo de información se va a recolectar?

DATASKETCH recolecta información a través de varias vías: (i) recolección directa en sitios de acceso público en internet, (ii) recolección derivada de la entrega de información que sus Clientes quieren analizar, y (iii) realización de encuestas. En estos casos, DATASKETCH puede llegar a conocer información de carácter público, semiprivado, privado, sensible o de menores de edad.

Por tal razón ha implementado diversas medidas para la recolección por cada una de estas vías, tales como búsqueda en fuentes de información legítimas, cláusulas contractuales con sus Clientes para garantizar que la información que recolecte DATASKETCH cuente con la autorización de sus Titulares, gestionada por los mismos Clientes o por terceros, claridad en todo momento para los Clientes acerca de su decisión de compartir o no la información con terceros, e implementación de medidas de seguridad de la información.

¿Quién la va a utilizar?

La información la utilizará DATASKETCH para el desarrollo de su objeto social y para las finalidades que se indican en el siguiente numeral y la compartirá con sus Clientes, empleados y/o proveedores, según la necesidad de validarla, o compartirla con terceros legitimados, así como en función de la autorización que tenga para ello, cuando así se requiera.

¿Cuáles son las finalidades que se persiguen?

  1. Cumplir las obligaciones derivadas del contrato con el Cliente, empleado o proveedor;

  2. Consultar la información del Cliente o proveedor en bases de datos públicas con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis, así como realizar los reportes correspondientes;

  3. Adelantar trámites ante autoridades públicas o personas privadas, respecto de los cuales la información del Cliente, empleado o proveedor resulte pertinente;

  4. Soportar procesos de auditoría interna o externa y verificar el cumplimiento de sus políticas internas;

  5. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información cultural, comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos promociones y/o campañas adelantados por DATASKETCH;

  6. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información relacionada con la relación contractual existente entre DATASKETCH y el Cliente, empleado o proveedor;

  7. Transferir o transmitir, según sea el caso, los datos personales de los Clientes, empleados o proveedores a los aliados y proveedores de DATASKETCH, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de DATASKETCH;

  8. Cumplir con las obligaciones y reportes de ley ante las entidades públicas y privadas que así lo exigen;

  9. Utilizar la información entregada por el Cliente, empleado o proveedor, o recolectada por DATASKETCH, con el propósito de analizarla y obtener de ella conclusiones cualitativas, estadísticas, académicas, comerciales y/o de cualquier otra naturaleza según resulte posible dependiendo del tipo de información;

  10. Cuando los datos estén disponibles públicamente, o DATASKETCH cuente con la autorización del Titular, adelantar investigaciones o reportajes y escribir artículos con propósitos estadísticos y/o periodísticos y ponerlos a disposición del público a través de su página web o mediante cualquier otro medio de comunicación eficaz, para lo cual DATASKETCH aplica los principios de necesidad y razonabilidad y acceso y circulación restringida;

  11. Construir a partir de la información compartida por el Cliente, empleado o proveedor, o recolectada por DATASKETCH, estrategias de visualización, aprovechamiento, organización, limpieza y publicación o comunicación al público de datos y llevar a cabo las actividades necesarias para visualizar, aprovechar, organizar, limpiar y publicar o comunicar al público estos datos;

  12. Almacenar los datos en bruto recolectados por DATASKETCH o compartidos por el Cliente, empleado o proveedor, y los metadatos derivados de estos, para realizar un respaldo o backup de la información disponible, así como para consulta permanente de DATASKETCH con fines académicos o periodísticos y para realizar un control interno de versiones en plataformas de archivo virtuales, entre otros.

¿Con quién se van a compartir?

DATASKETCH podrá compartir datos personales con las Autoridades que los requieran, con otros Clientes (cuando la naturaleza del dato lo permita o medie autorización), con proveedores de servicios de nube, y con aliados de DATASKETCH, los cuales aparecen detallados en https://datasketch.co/open/third-pary-integrations

¿Por cuánto tiempo se conservará la información?

La información que corresponde a los empleados y proveedores, por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones y deberes de DATASKETCH de acuerdo con la ley y el contrato.

Los datos recolectados por DATASKETCH o entregados por el Cliente o conocidos por instrucción de este, se conservarán por el tiempo acordado en el contrato con el Cliente, que tendrá en cuenta la existencia de la autorización si se requiere y su vigencia, por el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales de DATASKETCH en relación con el Cliente y/o por el tiempo razonable para el desarrollo de las finalidades históricas, estadísticas o científicas que adelanta DATASKETCH a partir de los datos recolectados.

¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 los Titulares de los datos almacenados en las diferentes bases de datos de DATASKETCH, tienen los siguientes derechos:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales, para lo cual se establece el procedimiento que fija los canales de atención de las consultas y reclamos y los parámetros de seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato.

También tienen derecho a suprimir la información, a través de los mismos canales, cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida.

Es importante señalar que DATASKETCH es un canalizador de información y que es posible que terceros no autorizados hagan uso de la información que se publica en su plataforma, o que hace parte de estudios suministrados a sus Clientes, de allí que se hayan tomado medidas tanto en los términos y condiciones de uso de la página como en banners y pop ups advirtiendo sobre la importancia de respetar y hacer un uso legítimo de la información allí contenida y de no suministrar información que no cuente con autorización del Titular cuando ésta sea requerida. En todo caso DATASKETCH prestará toda la colaboración requerida para ayudar al Titular que esté ejerciendo sus derechos con el fin de poder determinar en estos casos ante cuál tercero podría dirigir su queja o reclamo, cuando ello sea posible.

¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. La empresa que trata sus datos (DATASKETCH en su calidad de Responsable del Tratamiento) o la empresa que realice algún Tratamiento por cuenta del Responsable a título de “Encargado del Tratamiento”, deberán suministrar a los Titulares de los Datos Personales toda la información que se haya incluido en sus registros.

La consulta, queja o reclamo elevado por un Titular deberá remitirse al correo electrónico soporte@datasketch.co, indicando como mínimo, los siguientes puntos:

  1. Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).

  2. Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.

  3. Documentos soporte de los hechos.

  4. Medio por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.

  5. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

  6. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud remitida al correo electrónico soporte@datasketch.co. Al momento de ser formulado el reclamo deberá incluirse la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se deberán acompañar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación:

Se rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la formulación de un reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos, indicando la actualización y/o rectificación deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual, cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

  3. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto, se podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

What are the security measures that protect the information?

DATASKETCH has adequate and effective measures to guarantee the integrity, availability, confidentiality and security of the personal information that they collect and store and/or that has been made available by its Clients, employees, or suppliers.

DATASKETCH verifies that the channels for the storage, processing, sending and usage of information are safe. It also establishes the necessary measures to extend the duty of confidentiality of the information to their Clients, employees and suppliers, by means of the agreements executed between DATASKETCH and the latter, thereby ensuring the security of information in all stages of the processing.

DATASKETCH has implemented and will continue to develop measures to permanently apply the principle of restricted access and circulation of personal data and regarding the non-disclosure of non-public personal data, such as the access to the platform by username and password.

DATASKETCH collects information from various public sources such as web pages and social networks, as well as from its Clients and any other information provided by Clients regarding third parties, employees and suppliers.

Except in cases where the purpose of the agreement executed with a Client refers to the verification of the veracity or timeliness of certain information, DATASKETCH will not be responsible for verifying the veracity of personal data from public sources or provided by third parties, including Clients, and the Data Subject or the Controller that delivers personal information to DATASKETCH as a Processor shall be under the obligation to guarantee its veracity and reliability or refer to the sources and the methodology for capturing and processing the information delivered to DATASKETCH.

For how long will this policy be in force?

This Policy came into effect on February 1st of 2021, and will be available to interested parties at the website https://datasketch.co/legal/tratamiento-datos or by written request addressed to support@datasketch.co.

Any change in the situation of the processing of the data that implies a greater scope than that currently described, will be included in the Policy if it is substantial, and, will therefore be informed in a timely manner, leaving record of the date of its adoption and publication.